Hallvarsson & Halvarsson logotyp
Nyheter

Och vad gör styrelsen?

Förutom att styrelsen fastställer strategi och mål är en viktig uppgift ”att säkerställa att bolagets informationsgivning präglas av öppenhet samt är korrekt, relevant och tillförlitlig”. (Svensk Kod för Bolagsstyrning s.14) Med andra ord, så ligger bolagets  kommunikation under styrelsens ansvarsområden.

Kommunikations­policy – ett viktigt styrmedel

Till styrelsens uppgifter hör bl.a. att anta instruktioner, riktlinjer och policyer. Ett av de dokument som styrelsen antar är kommunikations­policyn som utgör vägledning för hur bolagets kommunikation skall bedrivas. En kommunikations­policy är regelstyrd och bör följa informationskraven i svensk lagstiftning, liksom övriga tillämpliga regler för publika börsbolag, MAR, riktlinjer och instruktioner från finansinspektionen samt Svensk kod för bolagsstyrning.

Förutom att bolaget med stöd av policyn säkerställer att bolagets informationshantering är öppen, relevant och tillförlitlig så framkommer i kommunikations­policyn ansvarsfördelningen mellan styrelse och bolag och därmed även definition av talespersoner. En vanlig arbetsfördelning i den externa kommunikationen är att styrelsens ordförande endast uttalar sig i styrelsefrågor, och då, helst, koordinerat med vd. Styrelsens ordförande ser man t.ex. ofta citeras i pressmeddelanden i samband med börsnotering. Övriga styrelsemedlemmar är sällan talespersoner och uttalar sig därmed heller inte i frågor som berör bolagets angelägenheter. Det är ytterst olyckligt om marknaden får dubbla budskap – ett från ordförande och ett annat från den kommunikations­ansvariga eller kanske t.o.m. från en styrelsemedlem som tycker det är roligt att journalisten ringer just hen. Dylika soppor kan i värsta fall utvecklas till förtroendekriser.

När vi på HH hjälper bolag att ta fram kommunikations­policies, ser vi det som relevant att de är korta och koncisa och lämpligt är att man inte blandar in kommunikations­strategin i detta dokument. Detta för att kommunikations­policyn skall behålla sin karaktär av att vara en av styrelsen antagen policy. Kommunikations­strategin är ett ramverk och innehåller ofta även mer operativt handhavande som t.ex. operativa nyckeltal och mål. Det kan dock vara så att styrelsen även vill se den, framförallt för att öka sin förståelse för hur bolaget bedriver sin kommunikation.

Stort fokus på siffror - men glöm inte de mjuka värdena!

Eftersom att fastställa affärsmål och strategi är en del av styrelsens uppgifter, blir mål- och strategiformuleringarna av yttersta vikt. Styrelsen kan ha starka synpunkter och vara delaktiga i processen av framtagandet av huvudbuskap, speciellt de som gäller ”vision, mission, purpose” eftersom de utgör kärnan av värdeskapandet. Samma sak gäller affärsmodell och strategibeskrivningen inklusive ESG. Hur bolaget uttrycker de finansiella målen är också av yttersta vikt och påverkar förväntansbilden. De mål man väljer att beskriva, utgör en viktig del i budskapet. Här krävs av oss som konsulter djup insikt i bolagens strategi, och en leverans av skräddarsydda lösningar.

Fokusera på det viktigaste – och undvik en debatt baserad på tycke och smak!

Den finansiella kommunikationen är regelstyrd  och till styrelsens uppgifter hör att säkra kvaliteten i den finansiella rapporteringen, dit årsredovisningar och delrapporter hör. Styrelsen fastställer halvårs och årsrapporterna. Men eftersom styrelsen bl.a. skall säkerställa kvaliteten på den finansiella rapporteringen så förutsätts styrelsemedlemmarna vara insatta i samtliga rapporter. Större bolag har ofta revisionsutskott där mycket av granskningen av den finansiella rapporteringen sker. Därmed uppstår t.ex. ett naturligt samarbete mellan CFO, IR, och revisionsutskottet. Aktiva revisionsutskott eller styrelser är ofta med och påverkar utformningen och innehållet av en kvartalsrapport och även årsredovisningen.

Vår bedömning är att det är lämpligast att eventuella format och mallförändringar av kvartalsrapporter sker i samband med kvartal ett. Huruvida styrelsen sedan alltid skall ha starka åsikter om fontstorlek eller bildmaterial återstår att fundera på. Bolagen skall även undvika att ta in nya nyckeltal eller grafer i mitten av ett räkenskapsår, om det inte finns viktiga skäl för det. Det är vår bedömning att bolagen mår bäst av att ha tydliga arbetsprocesser för hanteringen av kvartalsrapporterna, för att undvika att styrelsen kommer tillbaka med en stor mängd förändringar alldeles försent i processen, eller i samband med styrelsemötet dagen innan rapport. Samma sak gäller årsredovisningshanteringen. Även styrelser går att påverka. Får de god tid på sig att läsa igenom och kommentera rapporten enligt en tidsplan med tydliga deadlines, så kan de ta ett ”nej” - när de vill att vd-ordet skrivs om kvällen innan rapport.

Glöm inte riskinveteringen av förtroenderisker!

Styrelsen är också ansvarig för att styra riskhanteringen i bolaget. Detta gäller såväl strategiska, operativa samt finansiella risker. Dessa enskilt eller tillsammans kan ge upphov till förtroendekriser. Om det sedan ändå smäller, så blir en av styrelsens roller att fungera som rådgivare och vägledare till bolaget. Hanteringen av en förtroendekris är A och O för hur krisen slår på varumärkeskapitalet. Det säger sig självt att kommunikations­kompetens i styrelserummet då blir av yttersta vikt. Riskinventering, kristräning, krishandbok och långsiktigt och konsekvent proaktivt arbete är vad vi på H&H ser som några goda utgångspunkter. (*)

Så som svar på rubriken om vad styrelsen gör, kan man väl säga att mycket av styrelsejobbet har med kommunikation att göra. Bolagets kommunikation är trots allt styrelsens ansvar. Dialog, retorik, budskapsformulering, granskning, och styrning av förväntansbilden - kryddat med litet (och ibland väldigt mycket) tycke och smak.

Helena Nordman-Knutson, Capital Markets

(*Mer om kriskommunikation för styrelser har vi skrivit i  Styrelseakademiens handbok ”Styrelsers och styrelseledamöters uppgifter och ansvar i svenska företag” som kom ut 2017.)



info@halvarsson.se 
+46 8 407 20 00
© 2018 H&H Group

Sveavägen 20
Box 3666
103 39 Stockholm

Som kund hos Hallvarsson & Halvarsson blir du del av någonting större

Tillsammans med systerbyråerna Berntzon:BylundBysted, Comprend, Consilio International, Creo, Hilanders, Identx, Intellecta, Involve, Jung Relations, Mindmakers PR, Savvy, Socialminds, Springtime, Tomorrow, och Wonderland bildar vi Sveriges största kommunikations­grupp ‐ H&H Group

Cookies
This website uses cookies as described in our Cookie policy. To see what cookies we serve and set your own preferences, please use your web browser's settings. Otherwise, if you agree to our use of cookies, please continue to use our website.